: : Sur l'écran d'aperçu des incidents sélectionnez une ligne puis cette option pour visualiser les documents liés à l'incident sélectionné. Ou cliquez sur l'option
Les documents sont stockés dans la base de données Vubis Smart (et pas sur un serveur de fichiers externe).
: Cliquez sur cette option pour ajouter un nouveau document. Voir la partie 434.4.1.1.
: : Sélectionnez une ligne puis cette option pour visualiser le contenu du document. L'application associée au type de document (ex. Word pour .DOC ou Acrobat Reader pour PDF) s'ouvrira.
: Sélectionnez une ligne puis cette option pour ouvrir un document dans une fenêtre du navigateur. Lorsque vous cliquez sur cette option, le système ouvrira une fenêtre navigateur et affichera le document. Si le navigateur ne peut pas afficher les documents de certains types de fichiers (ex. documents ZIP), il peut revenir à sa fenêtre de dialogue courante Ouvrir/Enregistrer sous. Veuillez noter que le mode de fonctionnement exact peut différer d'un navigateur à l'autre.
: Sélectionnez une ligne puis cette option pour supprimer le document de la liste. Le système vous demande une confirmation.
: Sélectionnez une ligne puis cette option pour visualiser ses propriétés, le système ouvrira une fenêtre pop-up qui vous permettra de visualiser les propriétés du document et de modifier la Description.
: Cliquez sur cette option pour limiter l'affichage à certains critères. Voir la partie 434.4.1.2.
: Cliquez sur cette option pour ajouter un nouveau document. Après la sélection de cette option un écran de saisie s'affiche :
Document : Cliquez sur le bouton Navigateur pour sélectionner le fichier requis. Cela ouvrira la boîte de dialogue Windows standard pour rechercher les fichiers.
Description : Saisissez une brève description du document.
Date de réception : C'est par défaut la date d'« aujourd'hui ». Vous pouvez sélectionnez une autre date à partir du calendrier déroulant.
Après que vous ayez rempli les zones nécessaires (seul le nom du document est obligatoire), cliquez sur le bouton
:Cliquez sur cette option pour limiter l'affichage à certains critères. Un écran de sélection s'affichera :
Recherche de: Saisissez le terme de la recherche, si vous laissez la zone de saisie du terme de recherche vide tous les documents (qui tombent dans la tranche de date définie) s'afficheront.
Recherche dans : Indiquez dans quel élément de donnée vous souhaitez rechercher, le système gère les options suivantes :
·
Contenu : le contenu complet du document, valable seulement pour les documents texte (ex. DOC, XLS, PPT, [la plupart des] PDF, et d'autres, mais pas JPG, MPG et autres fichiers image, audio ou vidéo)
·
Description : la description attachée au document
·
Nom : le nom du document
Contact incidents de : la date de départ d'une tranche de date, par défaut ce sera la date courante.
Contact incidents à : la date de fin d'une tranche de date ; par défaut ce sera la date courante.
Les trois options de visualisation des courriels sont très similaires. Elles sont décrites de façon générale ci-dessous.
: Sélectionnez un incident à partir de l'écran d'aperçu des incidents puis cette option pour visualiser les courriels liés à l'incident sélectionné. Ou cliquez sur cette option à partir de l'écran détails avec les événements liés à un incident.
: Sélectionnez une ligne puis cette option pour visualiser les courriels liés à l'usager sélectionné. Ou cliquez sur cette option à partir de l'écran des détails avec les événements liés à un incident.
: Cliquez sur cette option pour visualiser les courriels en général.
Dans les trois cas, un écran d'aperçu s'affichera. Ils se ressemblent.
: Cliquez sur cette option pour ajouter un nouveau courriel. Voir la partie 434.4.2.1.
: Sélectionnez une ligne puis cette option pour visualiser les propriétés du courriel tels que le sujet, l'expéditeur, le(s) destinataire(s) et le corps du message.
: Sélectionnez une ligne puis cette option pour supprimer le(s) courriel(s) de la liste. Le système demande une confirmation.
Sélectionnez une ligne puis cette option pour déplacer le courriel vers un autre répertoire (ex. de la « Boîte de réception » vers « Archiver dans »).
: Sélectionnez une ligne puis cette option pour lier un courriel à un incident spécifique. (Cette option n'est pertinente que pour les courriels qui ne sont pas encore liés à un incident spécifique.).
: Cliquez sur cette option pour limiter l'affichage à certains critères. Voir la partie 434.4.2.2.
Cliquez sur cette option pour basculer vers un répertoire différent (ex. de la « Boîte de réception » vers « Archiver dans »). Voir la partie 434.4.2.3.
: Cliquez sur cette option pour ajouter un nouveau courriel. Après la sélection de cette option un écran de saisie s'affiche :
De : Zone protégée contenant l'adresse mel de l'expéditeur. (Cette adresse mel est un paramètre système et n'est pas liée à des courriels individuels.)
A : Saisissez l'adresse mel du destinataire.
CC: et BCC : Optionnellement, saisissez les adresses mel des destinataires d'une copie carbone ou d'une copie invisible
Sujet : Saisissez le sujet du message mel.
Document(s) lié(s) : Les documents liés au mel comme pièce jointe.
Corps : Saisissez le texte du message mel.
: Cliquez sur cette option pour limiter l'affichage à certains critères. Un écran de sélection s'affiche :
Recherche de: enter the search term; if you leave the search term box entry, all documents (that fall within the defined date range) will be displayed Saisissez le terme de la recherche, si vous laissez la zone de saisie du terme de recherche vide tous les documents (qui tombent dans la tranche de date définie) s'afficheront.Recherche dans : Indiquez dans quel élément de donnée vous souhaitez rechercher, le système fournit les options suivantes :
·
Adresse de (l'adresse de l'expéditeur)
·
Adresse à (l'adresse du destinataire)
·
Corps
·
Sujet
·
Sujet et corps
De date : la date de début d'une tranche de date, par défaut ce sera 20 années avant la date courante.
A date : la date de fin de la tranche de date ; par défaut ce sera la date courante.
: Cliquez sur cette option pour basculer vers un autre répertoire. Un écran de sélection s'affichera :
Lorsque vous aurez basculé vers un autre répertoire, le nouveau répertoire courant s'affichera dans la zone d'en-tête :
·
Document control - Change History
Version |
Date |
Change description |
Author |
1.0 |
November 2009 |
creation |
|